Assistant / Assistante de gestion locative en immobilier (H/F)

Dans un souci de qualité de service rendu, interlocuteur (trice) privilégié(e) des clients, l’assistant(e) de gestion veille au suivi des dossiers et des demandes des clients de son secteur jusqu’à leur départ du logement (hors social et contentieux).

Finaliser la constitution du dossier des clients entrants :
– Compléter les documents à joindre au contrat de location,
– Transmettre le dossier aux agents de terrain,

Accompagner le client tout au long de son parcours locatif, via un accueil physique et téléphonique :
– Répondre à toute demande formulée directement par les clients ou les partenaires ou les orienter vers le bon interlocuteur,
– Réceptionner les demandes d’intervention des clients,
– Proposer à la validation du Responsable de Gestion de Proximité les bons de commandes simples,
– Solliciter l’intervention du gardien ou du Responsable de Gestion de Proximité pour les demandes complexes, en particulier celles nécessitant une visite sur site,
– Tenir informé le client de l’évolution de sa demande, des modalités de traitement et des délais prévisibles,

Préparer la facturation mensuelle :
– Contrôler le listing des sortants,
– Saisir les éléments variables de facturation (EVF).

Accompagner le client lors de son départ :
– Enregistrer la demande de congé du client et informer les partenaires,
– Préparer le décompte définitif pour le Service Comptabilité Client,
– Traiter les situations particulières (décès, abandon du logement, non respect des formalités d’usages .)
– Clôturer le bail.

Effectuer les tâches de secrétariat pour l’agence.

Effectuer les relances d’attestation d’assurance auprès du client.
Relancer les fournisseurs si retard de facturation :
– Pointer, à partir du listing, les bons de commande sans facture,
– Envoyer une lettre de relance au fournisseur.

Veiller à faire circuler l’information à son responsable hiérarchique sur toute problématique rencontrée avec les clients ou les partenaires.

Contribuer à la qualité de service rendu en participant à toutes les actions destinées à améliorer la satisfaction client.

Participer au bon fonctionnement général de l’Agence en assurant les suppléances éventuelles des collègues en cas de besoin.